Kiedy warto skorzystać z doradztwa logistycznego? 5 sytuacji, które znamy z praktyki

Doradztwo logistyczne kojarzy się wielu firmom z dużymi korporacjami, rozbudowanymi projektami i wysokimi kosztami. Tymczasem w praktyce najczęściej sięgają po nie firmy średniej wielkości, które po prostu stanęły w miejscu — i nie wiedzą dlaczego.

Logistyka jest jednym z tych obszarów, w których problemy narastają powoli. Przez miesiące, a czasem lata, firma funkcjonuje "jakoś" — wysyłki wychodzą, magazyn działa, transport jeździ. Ale koszty rosną, reklamacje się pojawiają, a działy sprzedaży i produkcji coraz częściej narzekają na opóźnienia. W którymś momencie pojawia się pytanie: czy to już czas, żeby poprosić kogoś z zewnątrz o spojrzenie na całość?

Poniżej opisujemy pięć sytuacji, które w naszej praktyce najczęściej poprzedzają decyzję o skorzystaniu z zewnętrznego doradztwa logistycznego.

1. Koszty transportu rosną szybciej niż wolumen sprzedaży

To jeden z najczęstszych sygnałów, z którymi trafiają do nas klienci. Firma rośnie, sprzedaż idzie w górę — ale koszty transportu rosną jeszcze szybciej. Marża na logistyce się pogarsza, a nikt w firmie nie potrafi jednoznacznie wyjaśnić dlaczego.

Przyczyny bywają różne: nieaktualne umowy z przewoźnikami, brak regularnych negocjacji stawek, nieoptymalna struktura tras, zbyt duża liczba dostawców bez konsolidacji. W jednym z naszych projektów audyt kosztowy transportu i zmiana modelu współpracy z przewoźnikami przyniosła redukcję kosztów o 18% w skali roku — bez zmiany wolumenu ani poziomu obsługi.

Zewnętrzny konsultant widzi rzeczy, których wewnętrzny zespół często nie dostrzega — właśnie dlatego, że jest "w środku" i przyzwyczaił się do istniejących rozwiązań.

2. Firma wdraża nowy system TMS lub WMS, ale nie wie jak się do tego zabrać

Decyzja o wdrożeniu systemu do zarządzania transportem (TMS) lub magazynem (WMS) to krok w dobrym kierunku. Problem pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna wdrożenie bez wcześniejszego uporządkowania procesów.

Technologia nie naprawi złych procesów — ona je jedynie przyspiesza. Jeśli przed wdrożeniem WMS magazyn działał chaotycznie, po wdrożeniu będzie działał chaotycznie, tylko szybciej i z większą ilością danych do analizy.

W jednym z projektów, który realizowaliśmy, wdrożenie WMS poprzedziliśmy reorganizacją procesów magazynowych, wprowadzeniem zasad FIFO i FEFO oraz mapowaniem przepływów materiałowych. Efekty? Eliminacja towarów przeterminowanych, skrócenie czasu realizacji zamówień z 24 godzin do wysyłek tego samego dnia, redukcja opóźnień na produkcji z powodu braków materiałowych i znacząca poprawa wyników inwentaryzacji rocznej.

Doradca logistyczny pomaga przejść przez wdrożenie metodycznie — od analizy stanu obecnego, przez projekt docelowy, aż po nadzór nad implementacją.

3. Reklamacje i opóźnienia powtarzają się, mimo że "wszyscy się starają"

Jednorazowe problemy operacyjne zdarzają się każdej firmie. Niepokojący jest wzorzec — gdy te same błędy powtarzają się co miesiąc, mimo że zespół jest zaangażowany i pracuje ciężko.

W takich sytuacjach problem zazwyczaj nie leży w ludziach, lecz w procesach. Brakuje jasno zdefiniowanych procedur, odpowiedzialności lub narzędzi do monitorowania realizacji zamówień. Często brakuje też wskaźników, które pozwoliłyby wcześnie wychwycić problem — zanim dotrze do klienta.

Zewnętrzne spojrzenie pozwala zidentyfikować, gdzie dokładnie w procesie dochodzi do błędów i co je powoduje. W jednym z projektów reorganizacja procesów wysyłkowych pozwoliła skrócić czas realizacji zamówień z 48 do 24 godzin — bez dodatkowych zasobów, wyłącznie przez przeprojektowanie przepływu pracy.

4. Firma otwiera nowy rynek lub kanał sprzedaży i logistyka nie nadąża

Ekspansja na nowy rynek — geograficzny lub sprzedażowy — to moment, w którym dotychczasowe rozwiązania logistyczne przestają wystarczać. Firma, która do tej pory obsługiwała rynek krajowy, nagle musi zorganizować transport międzynarodowy, obsłużyć zwroty z zagranicy, dostosować się do wymogów celnych lub zbudować sieć dystrybucji w nowym regionie.

Podobnie jest z uruchomieniem nowego kanału sprzedaży — na przykład e-commerce obok sprzedaży hurtowej. Wymagania logistyczne obu kanałów są zupełnie inne: e-commerce wymaga szybkich wysyłek jednostkowych, hurtownia — dużych dostaw paletowych. Próba obsługi obu z jednego magazynu i jednym procesem często kończy się problemami po obu stronach.

W takich momentach warto skorzystać ze wsparcia konsultanta, który pomoże zaprojektować logistykę "od zera" — dopasowaną do nowych wymagań, a nie łataną na bazie starych rozwiązań.

5. Zarząd wie, że logistyka pochłania za dużo, ale nikt nie wie ile i gdzie

To może być najbardziej niedoceniany sygnał. Firma działa, klienci są obsługiwani, ale gdzieś w tle pojawia się poczucie, że logistyka kosztuje więcej niż powinna. Nie ma jednak twardych danych, które by to potwierdziły lub zaprzeczyły.

Brak kontrolingu logistycznego to problem, z którym mierzą się firmy na różnych etapach rozwoju. Bez mierzalnych KPI — kosztu jednostkowego wysyłki, wskaźnika OTIF, poziomu zapasów, rotacji magazynu — zarządzanie logistyką odbywa się "na wyczucie".

Pierwszym krokiem w takich przypadkach jest audyt, który pozwala ustalić punkt wyjścia: ile logistyka faktycznie kosztuje, gdzie są największe rezerwy i co można poprawić w pierwszej kolejności.

Jak wygląda współpraca z zewnętrznym konsultantem logistycznym?

Wbrew pozorom, zewnętrzne doradztwo logistyczne nie musi oznaczać wielomiesięcznego projektu z rozbudowaną dokumentacją. W Heve Consulting pracujemy elastycznie — zaczynamy od krótkiej rozmowy diagnostycznej, żeby ustalić czy i w czym możemy faktycznie pomóc.

Jeśli zdecydujemy się na współpracę, projekt zazwyczaj zaczyna się od audytu wybranego obszaru. Na podstawie wyników audytu opracowujemy konkretne rekomendacje i plan wdrożenia. Możemy też towarzyszyć firmie na etapie realizacji — jako wsparcie projektowe lub w formie stałego doradztwa miesięcznego.

Działamy w Polsce i Europie. Pracujemy z firmami produkcyjnymi, dystrybutorami i firmami e-commerce.

Jeśli rozpoznajesz którąś z opisanych sytuacji w swojej firmie — zapraszamy do kontaktu. Chętnie porozmawiamy o tym, czy i jak możemy pomóc.

www.heveconsulting.pl | info@heveconsulting.pl | +48 571 531 042